Z ostatniej chwili: Termin wdrożenia KSEF został przesunięty. Na razie nie ma nowego terminu.

Wszystko, co musisz wiedzieć o KSEF

Od 1 lipca 2024 wchodzi KSEF. Elektroniczne fakturowanie będzie obowiązkowe. To będzie ogromna zmiana dla wszystkich, nie tylko dla księgowych. Czy jesteś gotowy? Jak przygotować się do KSEF? Jak włączyć KSEF w Twoim programie do fakturowania? Co będzie wymagane do KSEF? Ile to kosztuje? Zobacz ważne informacje o KSEF.

Jak przygotować się do KSEF?

Należy skonfigurować program do korzystania z KSEF, a następnie sprawdzić zmiany dotyczące fakturowania.

Czy to będzie skomplikowane?

To będzie ogromna rewolucja i spora zmiana, ale głównie dla programistów i księgowych. Z punktu widzenia użytkownika niewiele się zmieni.

Co muszę wiedzieć o KSEF?

Faktury wysłane do KSEF będą widoczne natychmiast dla urzędu skarbowego, kontrahenta i księgowej, w tej kolejności.

Czy mam się czym denerwować?

Jeśli dotąd wystawiałeś faktury w pełni zgodnie z przepisami, nie ma powodu do niepokoju.

Terminy wdrożenia KSEF

Od kiedy KSEF będzie obowiązkowy?

KSEF będzie obowiązkowy od 1 lipca 2024 dla płatników VAT. Dla firm zwolnionych z VAT będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2025.

Czy przygotowujecie program do KSEF?

Nie ma innej opcji. Ale nie nowy program, to będzie po prostu aktualizacja obecnych programów.

Kiedy włączyć obsługę KSEF?

Zalecamy włączenie KSEF najwcześniej w maju 2024. Funkcje w programie będą dostępne od kwietnia 2024.

Wymogi do korzystania z KSEF

Co muszę przygotować?

Trzeba mieć konto w ePUAP albo podpis kwalifikowany albo pieczęć elektroniczną. To wystarczy dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Co jest konieczne dla spółki?

W przypadku spółek i osób prawnych trzeba jednorazowo złożyć w urzędzie skarbowym formularz ZAW_FA, wskazując osobę upoważnioną.

Co trzeba zrobić w programie?

Z KSEF trzeba pobrać token albo parę kluczy (publiczny i prywatny). Te dane zapisujemy w programie.

Kiedy poinformować urząd skarbowy?

Nie ma takiej możliwości ani obowiązku. Urząd skarbowy będzie poinformowany natychmiast po wysłaniu przez nas pierwszej faktury do KSEF.

Kiedy mogę zrezygnować z KSEF?

Nie ma takiej możliwości. KSEF będzie obowiązkowy dla wszystkich.

Co powinienem wiedzieć?

Faktura wysłana do KSEF jest ostateczna. Nie może poświadczać nieprawdy, musi być rzetelna i kompletna. Jakiekolwiek nieprawidłowości w treści faktury mogą spowodować wszczęcie kontroli lub postępowania karno-skarbowego.

Aktywacja KSEF

Jak aktywować KSEF?

Nic nie trzeba aktywować. KSEF już teraz jest aktywny. W programie funkcje KSEF wprowadzane są stopniowo w kolejnych aktualizacjach.

Co muszę przygotować?

Trzeba mieć konto w ePUAP albo podpis kwalifikowany albo pieczęć elektroniczną. To wystarczy dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

Co jest konieczne dla spółki?

W przypadku spółek i osób prawnych trzeba jednorazowo złożyć w urzędzie skarbowym formularz ZAW_FA, wskazując osobę upoważnioną.

Jak zalogować się KSEF przez Facebooka?

Nie ma takiej możliwości. Do KSEF można zalogować się wyłącznie przez konto w ePUAP, podpis kwalifikowany albo pieczęć elektroniczną

Skąd wziąć login i hasło do KSEF?

Nie ma loginu i hasła do KSEF. Do KSEF można zalogować się wyłącznie przez konto w ePUAP, podpis kwalifikowany albo pieczęć elektroniczną

Jak często trzeba logować się do KSEF?

Odpowiednio skonfigurowany program automatycznie zaloguje się do KSEF wtedy, gdy będzie to konieczne. Logowanie będzie konieczne wyłącznie do funkcji zaawansowanych.

Wystawianie faktur w KSEF

Jak wystawić w KSEF fakturę dla konsumenta?

W KSEF wystawia się faktury wyłącznie dla firm i osób prowadzących działalność gospodarczą. Konieczne jest podanie numeru NIP kontrahenta.

Jak wystawić w KSEF fakturę dla kontrahenta zagranicznego?

KSEF dotyczy wyłącznie faktur dla kontrahentów posiadających polski numer NIP.

Jak wystawić w KSEF fakturę z inną datą?

Nie ma takiej możliwości. Data wystawienia będzie narzucona przez KSEF.

Kiedy się wysyła faktury do KSEF?

Faktury do KSEF należy wysłać natychmiast po ich wystawieniu w programie. Faktura nie przesłana do KSEF nie będzie wystawiona w rozumieniu prawa.

Jak wysłać do KSEF faktury wystawione wcześniej?

Faktur wcześniej wystawionych w programie nie wysyła się do KSEF.

Jak wystawić w KSEF fakturę próbną lub brudnopis?

Nie ma takiej możliwości. Wszystkie faktury w KSEF są ostateczne. W II kwartale 2024 będzie możliwość korzystania z testowego wariantu KSEF w celu nauki.

Zawartość faktury w KSEF

Jakie dane będą w fakturze KSEF?

Faktury KSEF będą zawierały generalnie te same dane, co teraz. Są drobne różnice techniczne, ale co do zasady to będą takie same faktury, jak obecnie.

Jak są numerowane faktury KSEF?

Faktura KSEF ma dodatkowy numer, nadany przez KSEF. To numer urzędowy, nie można zmienić jego formatu.

Jak dodać załączniki i opisy do faktury KSEF?

Faktura KSEF nie może mieć załączników. Jest jedno pole na dłuższy opis. Wszystkie dane będą widoczne dla urzędu skarbowego.

Edytowanie faktur w KSEF

Jak poprawić fakturę wysłaną do KSEF?

Nie ma takiej możliwości. Faktura w KSEF będzie niezmieniona przez 10 lat od jej wysłania, nic nie można w niej zmienić.

Jak usunąć fakturę wysłaną do KSEF?

Nie ma takiej możliwości. Faktura w KSEF będzie niezmieniona przez 10 lat od jej wysłania.

Jak poprawić błąd w fakturze wysłanej do KSEF?

Faktury wysłanej do KSEF nie można podmienić, poprawić ani zmienić. Można wystawić fakturę korygującą. Obie faktury będą widoczne przez 10 lat.

Drukowanie faktur z KSEF

Jak wydrukować faktury z KSEF?

Faktur z KSEF się nie drukuje. Można przygotować wizualizację z kodem QR, jeśli kontrahent jej potrzebuje. Taka wizualizacja nie będzie fakturą.

Jak umieścić logo firmy na fakturze KSEF?

Na fakturach KSEF nie ma możliwości umieszczenia logo firmy. Logo można umieścić na wizualizacji faktury.

Jak dodać pieczątkę i podpis do faktury KSEF?

Nie ma takiej możliwości. Faktury KSEF nie przewidują podpisu i pieczątki.

Jak wydrukować fakturę z KSEF do PDF?

Faktury z KSEF nie występują w PDF. Można przygotować wizualizację faktury KSEF w formacie PDF. Taka wizualizacja nie będzie fakturą.

Jak wystawić fakturę KSEF przy kliencie?

Nie ma takiej potrzeby. Klient nie potrzebuje wydruku faktury, wystarczy że poda nam prawidłowy NIP. Możemy wydać klientowi wizualizację faktury KSEF, ale taka wizualizacja nie będzie fakturą.

Jak wybrać, które dane mają być wydrukowane?

Nie ma takiej możliwości. Zawartość faktury KSEF jest określona przepisami i nie mamy na nią wpływu. Nie będzie tam na przykład kwoty słownie, informacji reklamowych ani żadnych obrazków.

Wysyłanie faktur z KSEF

Jak wysłać fakturę z KSEF do kontrahenta?

Faktur z KSEF się nie wysyła, kontrahent je otrzymuje automatycznie. Można wysłać wizualizację faktury z KSEF, jeśli kontrahent nie korzysta z KSEF.

Jak włączyć w KSEF potwierdzenie otrzymania faktury przez kontrahenta?

Nie ma takiej możliwości. Fakturę uznaje się za otrzymaną przez kontrahenta w momencie jej wysyłki do KSEF.

Jak ustawić termin wysłania faktury do kontrahenta?

Nie ma takiej możliwości. Kontrahent otrzyma fakturę natychmiast.

Jak poinformować kontrahenta o wysłanej fakturze KSEF?

Nie ma takiej możliwości ani potrzeby. Kontrahent sam zobaczy tę fakturę w swoim KSEF. Możemy wysłać kontrahentowi wizualizację faktury, ale taka wizualizacja nie będzie fakturą.

Gdzie zapisać zgodę kontrahenta na faktury KSEF?

Póki KSEF nie jest obowiązkowy, nie ma takiej potrzeby. Gdy KSEF będzie obowiązkowy, zgoda kontrahenta nie ma znaczenia. Będzie możliwość zapisania życzenia kontrahenta co do otrzymywania dodatkowo wizualizacji faktury z KSEF.

Co jeśli kontrahent twierdzi, że nie otrzymał faktury KSEF?

Nie ma takiej możliwości. Faktura wysłana do KSEF jest automatycznie z mocy prawa uznana za otrzymaną przez kontrahenta.

Współpraca z księgową

Czy muszę poinformować księgową, że korzystam z KSEF?

To raczej księgowa powinna poinformować o obowiązku korzystania z KSEF. Należy już teraz upewnić się, że księgowa umie pobierać faktury z KSEF.

Jak przesłać fakturę z KSEF dla księgowej?

Faktur z KSEF się nie wysyła. Księgowa powinna je pobierać bezpośrednio z KSEF.

Jak księgowa może pobrać moje faktury z KSEF?

Trzeba przygotować dla księgowej dostęp do odczytu faktur z KSEF. Księgowa powinna informować o takiej konieczności już teraz.

Jak opisać dla księgowej fakturę w KSEF?

Nie ma takiej możliwości. Księgowa samodzielnie pobierze wszystkie nasze faktury z KSEF.

Kiedy księgowa uzupełni kody GTU na fakturach KSEF?

Nie ma możliwości dopisania czegokolwiek na fakturze KSEF. Kody GTU należy uzupełnić już w momencie wystawiania faktury.

Jak oznaczyć faktury z KSEF podlegające księgowaniu?

Nie ma takiej możliwości. Księgowa pobierze wszystkie faktury z KSEF i powinna je wszystkie zaksięgować.

Dodatkowe moduły związane z KSEF

Czy muszę mieć jakiś dodatek do KSEF?

Nie, dostęp do KSEF w podstawowym zakresie będziew standardzie w ramach pakietu Fakturowanie.

Wysyłanie faktur w paczkach

W ramach pakietu Fakturowanie masowe będzie możliwość wysyłania faktur w paczkach. Ta opcja ma sens dla wystawców masowych, wysyłających jednego dnia większą ilość faktur.

Pobieranie faktur od kontrahentów

Pobieranie faktur z KSEF będzie możliwe w ramach funkcji pakietu Zakupy z automatycznym wprowadzaniem towarów do magazynu oraz w ramach pakietu Koszty. Podstawowe funkcje będą w standardzie tych pakietów.

Kopia elektroniczna faktur KSEF

Faktury w KSEF nie wymagają przechowywania kopii. Faktury w KSEF są przechowywane przez 10 lat. Opcja kopii elektronicznej dotyczy faktur dla konsumentów oraz wizualizacji faktur.

Wizualizacja z kodem QR

Podstawowa opcja wizualizacji faktury KSEF z urzędowym kodem QR będzie dostępna w standardzie pakietu Fakturowanie. Dodatkowe opcje będą dostępne oddzielnie.

Dodatkowe możliwości

KSEF daje dodatkowe możliwości związane z powiadamianiem o otrzymanej fakturze oraz jej automatycznym księgowaniu. Te opcje będą dostępne w II kwartale 2024.

Dowiedz się więcej!

Czy znasz już 10 Przykazań KSEF?
To są podstawy, od których powinieneś zacząć.
10 Przykazań KSEF →

Obserwuj nasz profil na Instagramie. Każdego dnia dowiesz się więcej!
Lajkuj, obserwuj, podaj dalej!
przejdź do profilu →

Wszystko, co musisz wiedzieć o KSEF
Od 1 lipca 2024 wchodzi KSEF. Elektroniczne fakturowanie będzie obowiązkowe. To będzie ogromna zmiana dla wszystkich, nie tylko dla księgowych. Czy jesteś gotowy? Jak przygotować się do KSEF? Jak włączyć KSEF w Twoim programie do fakturowania? Co będzie wymagane do KSEF? Ile to kosztuje? Zobacz ważne informacje o KSEF.