Przewodnik po programie Hotel 2010

Dane hotelu

Przed jakimikolwiek pracami w programie koniecznie trzeba ustawić podstawowe dane hotelu –dane teleadresowe, informację o kategoryzacji itd. Te informacje będą pojawiały się na wydrukach z potwierdzeniami rezerwacji, a także w mailach generowanych do klientów.

Niezmiernie ważną czynnością jest określenie standardu pracy w naszym hotelu – w szczególności częstotliwości zmiany pościeli, ręczników, sprzątania itd. W ten sposób program będzie automatycznie tworzył rzetelny GRAFIK, umożliwiając zadbanie o stałą, najwyższą jakość świadczonych usług.

Dla satysfakcji klienta ważny jest nie tylko sam standard, ale też jego powtarzalność, przewidywalność i utrzymanie w czasie.

Nie warto oszczędzać na wymianie ręczników, pościeli, sprzątaniu czy papierze toaletowym – to nie są duże koszta, a bardzo wpływają na opinię klienta i chęć jego powrotu.

Nie ma nic gorszego niż frustracja klienta, któremu akurat skończył się papier toaletowy lub był on bardzo słabej jakości...

Bardzo ważne jest podanie cen, obowiązujących w danym hotelu. Obowiązuje zasada, że pokój danej kategorii ma określoną stałą cenę, od której możliwe są wyjątki w określonych datach. Dodatkowo każdy pokój może mieć indywidualną cenę. Co więcej, podczas wprowadzania rezerwacji jest także możliwe ustalenie indywidualnej, kompletnie niezależnej wyceny pobytu.

Pokoje

Dla każdego POKOJU należy podać informację o jego wyposażeniu, pojemności i cechach charakterystycznych typu balkon, wanna, TV itp. Dodatkowo może pojawić się zdjęcie lub dodatkowy opis, który będzie mógł być pokazany na ekranie.

Najważniejsze jest jednak określenie informacji o ilości łóżek oraz ich konfiguracji. Każdy pokój może składać się z łóżka małżeńskiego i/lub dowolnej ilości łóżek pojedynczych – w sumie składających się na maksymalną ilość osób, która może w danym pokoju zostać zakwaterowana.

Podczas wyszukiwania wolnego pokoju dla nowej rezerwacji program pokaże tylko te pokoje, które są kompatybilne. W programie obowiązuje założenie, że można zakwaterować 1 osobę w pokoju 2-osobowym, natomiast zakwaterowanie dwóch osób w jedynce nie jest możliwe. W każdym pokoju może znaleźć się także 1 dostawka.

Jeśli obiekt zajmuje się sprzedażą pojedynczych miejsc w ramach pokoju, należy wprowadzić każde łóżko jako osobny pokój, z odpowiednią adnotacją przy numerze – 401A, 401B itd.

Dla każdego pokoju można podać także szczególny cennik, który będzie miał priorytet nad cenami obowiązującymi dla całego hotelu.

Rezerwacje

Wprowadzanie i rejestrowanie rezerwacji to podstawowa czynność w hotelu. Rezerwacja może być potwierdzona lub nie – z reguły potwierdzenie rezerwacji będzie uzależnione od wpłaty zaliczki lub podania numeru karty kredytowej, służącej za gwarancję.

Z zaliczkami należy bardzo uważać. Z jednej strony są formą gwarancji, że klient pojawi się w ogóle i nie zostaniemy z nie wykorzystanym pokojem – a jeśli nawet, to klient przynajmniej za niego zapłaci.

Z drugiej strony konieczne jest natychmiastowe wystawienie faktury zaliczkowej, która powinna zostać wysłana klientowi.

Każda rezerwacja może zawierać szereg opłat, doliczanych w dowolnym momencie, aż do zamknięcia rezerwacji. Można doliczyć opłatę za śniadanie, konsumpcję w restauracji, produkty z minibaru, dodatkowe usługi itd. Całość znajdzie się na fakturze zamykającej rezerwację.

Rozliczenia

Moduł ROZLICZENIA automatycznie przygotowuje fakturę na podstawie danych konkretnej rezerwacji. Z uwagi na uregulowania podatkowe, każdą rezerwację powinniśmy zakończyć fakturą.

Meldunki

KSIĄŻKA MELDUNKOWA w programie Hotel powstaje automatycznie na podstawie danych osobowych gości, wprowadzanych w oknie konkretnej rezerwacji. Książkę meldunkową można wydrukować w dowolnym momencie – z reguły należy to robić najpóźniej na koniec doby hotelowej.

Grafik

Każdy GRAFIK tworzony jest automatycznie na podstawie opisu procedur hotelu oraz szczegółów wprowadzonych rezerwacji. Dostępne są grafiki wymiany pościeli, ręczników, sprzątania oraz posiłków. Każdy grafik należy wydrukować na dany dzień przed rozpoczęciem danych czynności. Standardem jest wymiana ręczników codziennie, a pościeli co 2 lub 3 dni, stąd bez grafiku sensowna praca personelu pokojowego jest bardzo utrudniona.

Grafik budowany jest w oparciu o zasadę, że doba hotelowa zaczyna się od ewentualnego obiadu (FB) lub obiadokolacji (HB), a kończy śniadaniem. Podobnie przyjęto założenie, że sprzątanie pokojów następuje zawsze po zakończeniu doby hotelowej, dzięki temu każdy pokój nie wyłączony na stałe z użytkowania jest z definicji gotowy na przyjęcie gości.