JZK - Info Zakupy

Lista referencyjna:

Zaufali nam między innymi:
- Biuro Rachunkowe (Gdańsk),
- Soultrace Tomasz Butkiewicz (Lublin),
- PK.Com Piotr Krzyżaniak (Pobiedziska),
- Serwis Techniki Medycznej s.c. K.Pancerz A.Zakrzewski Z.Zebranowski (Bytom),
- P.H.U.GRYFRAFAŁ KOTWICA (Gorzyce),
- NZOZ Wola-Med (Rusiec),
- Zakład Usługowo-Produkcyjny ELMAX (Ogrodzieniec),
oraz 4213 innych firm i instytucji takich, jak Twoja.

ZAKUPY

Dział ZAKUPY przeznaczony jest do rejestrowania strony kosztowej – zamówień dla dostawców, zakupów i rozliczeń z dostawcami.

Moduł ZAKUPY z reguły służyć będzie trzem celom. Po pierwsze, pozwoli wygodnie wprowadzić nabyte towary do magazynu. Po drugie, umożliwi szybkie zaksięgowanie zakupów w modułach KSIĄŻKA i VAT. Po trzecie pozwoli rejestrować rozliczenia z dostawcami.

Zakupy

W module ZAKUPY pojawią się wszystkie wprowadzane faktury zakupowe. Wykaz dostępnych narzędzi jest zbliżony do tego w module FAKTURY, zatem masz komplet opcji dotyczących edycji, drukowania, rozliczania płatności itp. Oczywiście podstawową funkcją będzie wprowadzanie kolejnych faktur zakupowych do modułu.

Faktura zakupowa

FAKTURA ZAKUPOWA jest dokumentem wewnętrznym i obecnym z reguły tylko w formie elektronicznej. Jej papierową formą jest przecież faktura źródłowa od dostawcy.

Bardzo ważne jest, aby dokładnie przepisać wszystkie dane z faktury źródłowej. Koniecznie należy zwrócić uwagę na sposób naliczenia podatku VAT – brutto czy netto, dla każdej pozycji osobno czy dla całej faktury w podsumowaniu. Od tego zależy zgodność kwot, które program wprowadzi do księgowania.

Kontrolnie warto wydrukować fakturę zakupową w formie DPZ (dowód przyjęcia wewnętrznego) albo choćby spróbować podglądu wydruku, aby przekonać się, czy wszystkie kwoty są identyczne, jak na fakturze źródłowej.

Ważne jest także dokładnie opisanie poszczególnych pozycji faktury. Każda pozycja faktury zakupowej powinna być przyporządkowana do określonej kolumny księgowania. Warto wcześniej ustawić typowy sposób księgowania, który program wprowadzi domyślne w tym polu. Zaoszczędzi nam to dodatkowej pracy.

W przypadku długich faktur (a raczej długich nazw towarów i usług) warto wypełnić pole OPIS ZDARZENIA PODATKOWEGO, które znajduje się w każdej fakturze. Jeśli to pole będzie puste, w opisie zdarzenia podatkowego w modułach KSIĄŻKA i VAT wyląduje po prostu lista towarów i usług z faktury, co z reguły nie jest dobrym pomysłem.

Faktura zakupowa korygująca

Jeśli otrzymali Państwo fakturę korygującą od swojego dostawcy, jej zarejestrowanie w programie zależy od tego, czy oryginalna faktura została już zaksięgowana, a miesiąc zamknięty, czy nie.

Jeśli faktura nie była księgowana, można po prostu poprawić wpis w module Zakupy. Jeśli faktura była już księgowana, należy wprowadzić po prostu tę korektę jako nową fakturę, tyle że z ujemnymi wartościami i/lub cenami - tak, aby wprowadzona nowa faktura dokładnie odpowiadała kwocie różnicy, jaką wykazano na fakturze korygującej.

Dlaczego nie zalecamy automatu? Powód jest dość prozaiczny. Otóż do jednej faktury źródłowej można wystawić dowolną ilość korekt, a każda korekta anuluje poprzednią. Zatem nie jest możliwe zawsze automatyczne wyliczenie kwoty różnicy podatku, jaka powinna zostać zaksięgowana w danym miesiącu.

Zamiast automatu zatem przyjęliśmy system wymuszający ręczne wprowadzenie faktury. To i tak jest konieczne, gdyż każdą fakturę korygującą należy potraktować z olbrzymią rozwagą, zwłaszcza gdy powoduje obniżenie podatku należnego.