Obsługa magazynu

Osobom, które wcześniej spotkały się z programami innych firm, jesteśmy winni małe wyjaśnienie. Nazwy TOWARY oraz MAGAZYN nie do końca dokładnie opisują zawartość modułów, zostały jednak pozostawione bez zmian z uwagi na szacunek dla użytkowników PAKIETU JZK, którzy są z nami od jego początków. Dla nich jest oczywiste, że w module TOWARY znajdą także usługi, zaś wbrew nazwie moduł MAGAZYN nie zawiera towarów ani informacji o stanach magazynowych.

Nie licząc operacji porządkowych typu przecena, rzadko będzie występować konieczność ręcznego wprowadzania poszczególnych pozycji towarowych do modułu TOWARY. Z reguły raczej towary pojawiają się w efekcie rejestrowania faktur zakupowych (moduł ZAKUPY) lub dokumentów PZ (moduł MAGAZYN).

Zależnie od programu i posiadanej licencji, możesz mieć nawet do 10 magazynów! W każdym magazynie mogą znaleźć się nie tylko sprzedawane towary, ale również opisy wykonywanych usług itp. Dla wygody użytkowania wszystkie towary i usługi znajdują się razem w module TOWARY.

Każdy towar i usługa może mieć dowolnie długi opis. Oczywiście są jakieś granice, bo na fakturze musi jeszcze zostać miejsce na pozostałe dane – ale teoretyczny limit w programie dla większości tekstów to 16383 znaków. Programy innych firm często ograniczają nazwę towarów do 50 czy 250 znaków, a to często za mało. W programach JZK nigdy nie było takiego limitu.

Każdy towar lub usługa musi znaleźć się w jednym magazynów. Poszczególne pozycje bazy identyfikowane są po kodzie towaru. Zalecamy, aby był to kod kreskowy EAN-13, powszechnie używany w obrocie. W przypadku własnych towarów lub usług, używanych tylko wewnętrznie, można podać kod wewnętrzny, zaczynający się od liczby 2. Programy JZK udostępniają specjalną funkcję generowania takich kodów, zgodnie z wymogami EAN.

Programy JZK tworzone są zawsze z myślą o wygodzie użytkowania. Nie ma przeszkód, żeby w polu KOD wpisać cokolwiek – albo skrót nazwy towaru, albo np. indeks części, zgodnie z cennikiem dostawcy. Wybór należy do użytkownika. Podanie kodu jest konieczne, aby funkcje magazynowe mogły działać.

Funkcje magazynowe

W programach JZK można pracować z magazynem na wiele sposobów – na przykład możesz zacząć od wystawienia WZ, co spowoduje ściągnięcie towarów z magazynu, a dopiero później wystawić fakturę. Jeśli wystawisz tę fakturę do WZtki (WZ -> WYSTAW FAKTURĘ), program rozpozna, że stany magazynowe były już aktualizowane.

Jeśli masz włączoną obsługę magazynów, wystawienie faktury powoduje automatyczne zaktualizowanie stanów magazynowych. Jeśli użyłeś opcji automatycznego generowania WZtki do każdej faktury, w tle zostanie wygenerowany odpowiedni dokument WZ.

W odróżnieniu od słabszych programów innych firm, programy JZK pozwalają też ręcznie wypisać fakturę, czyli wystawić ją bez powiązania z magazynem. Możesz wpisać dowolnej pozycje w dowolnej cenie, bez konieczności wcześniejszego dodawania towaru do magazynu. Tę możliwość możesz jednak wyłączyć, wtedy wystawienie faktury będzie możliwe tylko dla towarów, które zostały wprowadzone do magazynu albo ręcznie, albo za pomocą faktury zakupowej lub dokumentu PZ. Ręczne dodawanie towarów do magazynu również możesz wyłączyć.

Przy ręcznym tworzeniu faktury jest możliwe wpisanie towarów bez kodu. Jeśli włączyłeś obsługę magazynów, takie pozycje zostaną również dodane do magazynu, ale ich automatyczna obsługa nie będzie możliwa. Warto zatem starać się zawsze nadać kod każdemu towarowi, ewentualnie pozwalając programowi wygenerować odpowiedni kod w sposób losowy. W ustawieniach programu można wybrać nie dodawanie do bazy pozycji z faktury, dla których nie podano kodu.

Jeśli nie wybierzesz tej opcji, a będziesz wprowadzał pozycje faktury bez kodu towaru, z czasem w bazie towarów pojawi się dużo zbędnych lub rozmnożonych wpisów. Można sobie z tym poradzić, korzystając z przycisku KOMPAKTUJ. Kompaktowanie bazy towarów polega na usunięciu duplikatów i połączeniu towarów w jedną pozycję, o ile zgodna jest nazwa i pozostałe dane towaru. Nie zawsze jednak automatyczne kompaktowanie jest możliwe. Warto zacząć od posortowania bazy.

Towary

Przy pierwszym uruchomieniu PAKIETU JZK pewnie zajdzie konieczność wprowadzenia części danych ręcznie (lub za pomocą importu cennika dostawcy) – natomiast w miarę pracy z programem baza będzie uzupełniana automatycznie.

Zależnie od programu i licencji możesz mieć nawet do 10 magazynów. Zawartość każdego z nich może być wyświetlona w tym oknie. Zwróć uwagę na filtry dostępne w panelu z lewej strony ekranu, możesz dzięki nim wyświetlić dokładnie ten fragment danych, który Cię interesuje.

Pozycje bazy towarów

Dostępność poszczególnych towarów zależnie od ich rodzaju ilustruje poniższe zestawienie:

RODZAJ TOWARU PZ MM WZ FAKTURA ZAKUPOWA FAKTURA SPRZEDAŻY

Standardowy TAK TAK TAK* TAK TAK*

Tylko kupowany TAK TAK TAK

Tylko sprzedawany TAK TAK* TAK*

Usługa TAK

Takie ograniczenie jest włączone zawsze w dokumentach WZ i MM, zatem nie da się wydać z magazynu towaru, który nie został do niego przyjęty.

Ceny towarów

RODZAJ CENY DOSTĘPNOŚĆ

Cena sprzedaży Sprzedaż

Cena 2

Cena 3 Sprzedaż dla wybranych kontrahentów

Cena EUR Sprzedaż w euro €

Cena zakupu Dokumenty zakupu

Ceny ewidencyjne

Średnia ważona obliczana jest jako kombinacja ceny i ilości obecnej i dodawanej.

Na przykład jeśli mamy w magazynie 5 sztuk towaru, którego dotychczasowa cena ewidencyjna wynosi 1 ZŁ za sztukę, a następnie dokupujemy 1 sztukę towaru za 2 ZŁ, nową cenę ewidencyjną obliczymy następująco:

(5SZT × 1ZŁ + 1SZT× 2ZŁ) / (5SZT + 1SZT) = (5 + 2)/6 = 7/6 = 1,17ZŁ

Mamy zatem 6 sztuk towaru w ogólnej wycenie:

6 × 1,17 = 7,02 ZŁ

Z uwagi na niezbędne zaokrąglenia stan magazynowy podrożał nam o 2 grosze. Dokupienie kolejnej sztuki za 2 ZŁ zmieni cenę ewidencyjną następująco:

(6 × 1,17 + 1 × 2) / (6 + 1) = (7,02 + 2)/7 = 9,02/7 = 1,29 ZŁ

Po przeliczeniu magazyn będzie miał wartość:

7 × 1,29 = 9,03 ZŁ

Jak widać, wskutek zaokrągleń zyskaliśmy czysto wirtualne 3 grosze. Jest to jednak pomijalna różnica, bez konsekwencji podatkowych.

Gdyby nie używać przeliczania metodą średniej ważonej i przyjmować tylko ostatnią cenę zakupu, dane byłyby zupełnie fałszywe – mielibyśmy 7 sztuk towarów, które program musiałby wycenić na 7 × 2 = 14 ZŁ, podczas gdy całe zakupy kosztowały nas w sumie tylko 5 + 2 + 2 = 9 ZŁ.

Możesz wyłączyć to przeliczanie, wtedy cena ewidencyjna będzie za każdym razem wyrównywana do ostatniej ceny zakupu. Może to spowodować jednak nieprawidłową wycenę remanentu.

Niektóre aplikacje PAKIETU JZK pozwalają także na użycie metody FIFO lub LIFO, w powiązaniu z rejestrowaniem numerów seryjnych poszczególnych towarów. FIFO (FIRST IN – FIRST OUT) oznacza, że pierwszy zostanie wydany towar najdawniej wprowadzony. W ten sposób zapewniony jest ciągły ruch w magazynie.

LIFO (LAST IN – FIRST OUT) oznacza sprzedaż ostatnio wprowadzonych towarów. Wtedy towar wprowadzony jako pierwszy będzie wydany tylko wtedy, jeśli nie będzie już żadnych innych towarów do wydania.

Metody LIFO i FIFO mają zastosowanie, kiedy istotne jest, który z towarów zostaje sprzedany, i w jakiej cenie.

Na przykład jeśli sprzedajesz notebooki, każdy z nich będzie miał inny numer seryjny i będziesz je chciał sprzedawać metodą LIFO – tak, żeby mieć w miarę najnowsze egzemplarze w magazynie, a sprzedawać te, które leżą najdłużej.

Z kolei jeśli sprzedajesz ziemniaki, wybór standardowego rozliczania metodą średniej ważonej będzie więcej niż wystarczający.

Śledzenie ruchów magazynowych

Warto zauważyć, że programy PAKIETU JZK pozwalają na ręczną zmianę stanów magazynowych, o ile nie wyłączyłeś tej opcji w module UPRAWNIENIA.

Dostępność ręcznej zmiany stanów magazynowych jest pamiątką jeszcze po pierwszych wersjach PAKIETU JZK. Jeśli chcesz ograniczyć zmianę stanów tylko do automatyki programu, możesz to wykonać w ustawieniach.

DOSSIER TOWARU rejestruje każdą zmianę stanów magazynowych, o ile opcja śledzenia stanów nie została wyłączona. Wszelkie ruchy towarów są rejestrowane w folderze RUCH_TOWAROW.LOG, umieszczonym w folderze bieżącej tożsamości.

Zaawansowane funkcje

USUWANIE DUPLIKATÓW pozwala rozwiązać problem podwójnych pozycji towarowych. Pozycje o tej samej nazwie zostaną połączone w jedną.

Dostępne jest usuwanie towarów o zerowym stanie. To wygodne, aby pozbyć się pozycji towarowych, z których już nie korzystamy.

Wygodna jest opcja usuwania i ptzemieszczania zaznaczonego zakresu towarów. Wystarczy zaznaczyć kilka wierszy, na przykład używając klawiszy strzałek z wciśniętym SHIFT. Taki zaznaczony blok można w całości skasować.

Zaznaczony blok towarów moźna też przenieść do innego magazynu. Jest to przydatne zwłaszcza wtedy, gdy dotąd nie korzystaliśmy z opcji wielu magazynów.

Szczerze zachęcamy do zrobienia porządków w bazie towarów. W standardowej wersji programu dostępne jest aż 10 magazynów.

Warto podzielić bazę towarów równomiernie między wszystkie magazyny. Dzięki temu program zyska na wydajności.

Magazyn

Dokumenty magazynowe tworzone są i rozliczane zawsze w cenach ewidencyjnych. Na dokumentach magazynowych nie drukuje się z reguły cen, zwłaszcza na dokumentach zewnętrznych. Można jednak włączyć odpowiednią opcję w ustawieniach programu, jeśli te ceny są istotne.

Przyjęcie

Jeśli korzystasz z rejestrowania faktur zakupowych, lepiej wykorzystać automatykę programu i użyć opcji automatycznego wystawienia dokumentu PZ do faktury zakupowej.

Wydanie

Warto pamiętać o podatkowych konsekwencjach dokumentów WZ. Zgodnie z ustawą o VAT, FAKTURA VAT powinna być wystawiona nie później niż siódmego dnia od wydania towaru lub wykonania usługi.

Nawet zatem jeśli łączy nas z odbiorcą umowa o charakterze stałym, trzeba wystawiać fakturę nie rzadziej niż raz w tygodniu.

Ponieważ faktura to tylko papier, a księgowanie wykonuje się i tak najpóźniej na koniec miesiąca, lepiej jest każdą dostawę dokumentować od razu FAKTURĄ VAT.

Program umożliwia automatyczne przygotowanie dokumentu WZ do konkretnej FAKTURY VAT lub odwrotnie. Warto korzystać z tych możliwości, aby uniknąć błędów i oszczędzić sobie pracy.

Przesunięcie

Z technicznego punktu widzenia dokument MM działa jak połączenie dokumentów RW i PW. Dokument MM zawsze rozliczany jest w cenach ewidencyjnych, z ich automatyczną korektą metodą średniej ważonej.