Księgowanie

Samodzielne prowadzenie rozliczeń podatkowych niesie ze sobą kilka potencjalnych niebezpieczeństw. Konieczne jest samodzielne, stałe monitorowanie zmian w prawie podatkowym. Całkowitą odpowiedzialność za przeprowadzanie rozliczeń, w tym ich terminowość i prawidłowość, ponosi podatnik. Błędy w rozliczeniach podatkowych mogą być bardzo, bardzo kosztowne.

Czasami lepiej zatem zlecić przynajmniej końcowe rozliczenie podatkowe doradcy podatkowemu. Wszelkie dokumenty służące do rozliczeń podatkowych mogą być przechowywane w biurze rachunkowym. Doradca podatkowy może także składać niektóre deklaracje podatkowe w imieniu podatnika, podpisując je jednak samodzielnie.

Przy odpowiednim skonstruowaniu umowy i zgłoszeniu jej w urzędzie skarbowym, doradca podatkowy ponosi pełną odpowiedzialność za prawidłowość zeznania podatkowego. Również w razie kontroli podatkowej, przeprowadzana jest ona co do zasady w biurze rachunkowym.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem z punktu bezpieczeństwa podatkowego jest przygotowanie w programie wstępnego rozliczenia miesięcznego, wydrukowanie wszystkich rejestrów za dany miesiąc i przekazanie ich do biura rachunkowego w celu sprawdzenia rozliczenia.

Można wykonać to wszystko w programie, przygotowując wydruki w formacie PDF i przekazując je mailem na adres biura rachunkowego. Warto skorzystać z modułu ROZLICZENIA PODATKOWE, aby wykonać to automatycznie.

Na kolejnych stronach szczegółowo opisujemy postępowanie z każdym modułem. Wszelkie rozliczenia w programie należy zawsze sprawdzić ręcznie, niezmiernie ważne jest również stałe i regularne aktualizowanie programów PAKIETU JZK.

Książka przychodów i rozchodów

KSIĄŻKA prowadzona jest zawsze w ujęciu miesięcznym, a podatek naliczany jest narastająco w ciągu roku, zgodnie z ustawą. Stąd wszystkie 12 miesięcy tworzy dopiero gotową książkę przychodów i rozchodów.

W programie możliwe jest wybranie rozliczania podatku wg skali progresywnej lub liniowo wg stałej stawki 19%. Wybraną formułę rozliczeń należy ustawić w styczniu i upewnić się, że została ona ustawiona również dla pozostałych miesięcy w ciągu roku. Z reguły w styczniu należy też wprowadzić wartość remanentu początkowego.

Jeśli zaczynasz księgowanie w ciągu roku – co jest możliwe tylko wtedy, gdy zaczynasz w ogóle działalność gospodarczą – należy upewnić się, że poprzednie miesiące roku od stycznia są czyste, z właściwie ustawionymi danymi i zamknięte.

Obecnie nie drukuje się żadnych miesięcznych deklaracji podatkowych. Gotową roczną deklarację zamykającą PIT-36 lub PIT-36L można wydrukować w miesiącu grudniu.

Jeśli nie potrzebujesz specjalnych rozliczeń, całe miesięczne księgowanie ogranicza się do naciśnięcia przycisku ZASSIJ. Wszelkie dane do modułu zostaną wprowadzone automatycznie. Potem wystarczy tylko zamknąć miesiąc, wydrukować rozliczenie miesiąca oraz książkę za dany miesiąc – i oczywiście zapłacić należny podatek.

Aktualnie możliwe jest zasysanie danych z następujących modułów:

FAKTURY – zasysane są wszystkie dokumenty sprzedaży, z wyjątkiem dokumentów pro-forma i faktur zaliczkowych, które nie podlegają księgowaniu,

ZAKUPY – zasysane są wszystkie faktury zakupowe, dla których ustawiono odpowiednią formułę księgowania,

UMOWY i KADRY - zasysane są wszystkie wynagrodzenia, według rachunków zapłaconych w danym miesiącu,

KILOMETRÓWKA – zasysane są wszystkie koszty użytkowania samochodu, przeznaczone do zaksięgowania w danym miesiącu,

KASA FISKALNA – zasysane są wszystkie raporty dobowe z danego miesiąca,

ŚRODKI TRWAŁE – zasysane są wszystkie raty amortyzacji, przeznaczone do księgowania w danym miesiącu,

ZUS – zasysane są wszystkie składki, zapłacone w danym miesiącu.

Zasysanie powoduje powstanie serii wpisów. Jeśli któryś z nich jest nieprawidłowy lub zbędny, należy skorygować odpowiednio dane źródłowe, a następnie powtórzyć zasysanie.

Treść każdego wpisu przygotowywana jest przez program automatycznie. Opis zdarzenia podatkowego standardowo jest tożsamy z listą towarów na fakturze. Dla każdej faktury można jednak podać inny, uproszczony opis zdarzenia dla celów podatkowych. Warto korzystać z tej możliwości, aby prawidłowo opisać faktury.

Niezależnie od wpisów automatycznych można dodać dowolne własne wpisy. Z tej możliwości należy jednak korzystać tylko sporadycznie, raczej korzystając z funkcji zasysania danych.

Drukowanie podatkowej książki przychodów i rozchodów odbywa się zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, które szczegółowo opisuje wzór wydruku. Dlatego nie ma możliwości jego zmiany.

Ryczałt

Programy PAKIETU JZK oferują rozliczanie zarówno ryczałtu, jak i standardowego podatku dochodowego. Można wykorzystać tę właściwość, aby przekonać się, jaka forma rozliczeń jest dla nas bardziej korzystna.

Zasysanie danych do ryczałtu odbywa się automatycznie, podobnie jak w module KSIĄŻKA. Z uwagi na specyfikę ryczałtu, zasysane są tylko dane sprzedaży i zapłacone składki ZUS.

Podobnie jak w module KSIĄŻKA, można dodać dowolne własne wpisy, ale z możliwości tej należy korzystać sporadycznie – szczególnie, jeśli rozliczamy się również z podatku VAT.

Na koniec miesiąca należy wydrukować rejestr za dany miesiąc. Format wydruku jest również ściśle określony rozporządzeniem i nie można go zmienić. Po zamknięciu miesiąca należy wydrukować rozliczenie miesiąca i dokonać wpłaty podatku na rzecz urzędu skarbowego.

W miesiącu grudniu jest możliwe przygotowanie rocznego rozliczenia PIT-28 wraz z ewentualnym załącznikiem PIT-28A.

VAT

Ręczne wprowadzanie danych jest możliwe, ale ma sens tylko w przypadku jednorazowych, nietypowych działań typu odliczenie części podatku VAT od środków transportu.

Podatek VAT rozliczany jest w okresach miesięcznych, z uwzględnieniem salda z poprzedniego miesiąca. Zatem rozliczanie można zacząć w dowolnym miesiącu w roku.

Na koniec miesiąca należy wydrukować wszystkie dostępne rejestry – rejestr zakupów, rejestr sprzedaży, a także rejestr zakupów środków trwałych, jeśli były wykonywane. Następnie należy przygotować i wydrukować deklarację miesięczną VAT-7.

Jeśli rozliczają Państwo podatek VAT kwartalnie, należy standardowo wprowadzać wszystkie dane w module VAT, natomiast rozliczenie miesięczne oraz drukowanie deklaracji VAT-7K należy wykonać w module VAT KWARTALNY.

ZUS

Program obliczy składki automatycznie, o ile nie zatrudniasz pracowników. Dla prawidłowego obliczenia składek konieczne jest ustawienie odpowiednich opcji w ustawieniach programu, a także regularne aktualizowanie programu. Bieżąca podstawa składek jest przez program pobierana automatycznie.

Kilometrówka

Moduł KILOMETRÓWKA dla każdego samochodu oferuje dwie tabele – tabelę poniesionych wydatków oraz rejestr przejazdów. Do księgowania w koszty pobierana jest suma poniesionych wydatków, nie więcej niż iloczyn stawki kilometrówki i wykonanych przejazdów, w ujęciu rocznym narastająco od stycznia.

KILOMETRÓWKA jest zalecanym rozwiązaniem tylko i wyłącznie wtedy, gdy z jakichś przyczyn nie jest możliwe wprowadzenie pojazdu do rejestru środków trwałych. Jeśli jest taka możliwość, należy wprowadzić pojazd jako środek trwały, co zwalnia z konieczności rejestrowania przejazdów i usuwa ograniczenie w księgowaniu poniesionych wydatków jako koszty.

Księgując każdy miesiąc należy zadbać o wydrukowanie wszystkich rejestrów – przejazdów, wydatków i rejestru kilometrówki w ujęciu rocznym. Wydrukowane rejestry należy dołączyć jako dokument źródłowy do wydrukowanej książki przychodów i rozchodów.

Środki trwałe

Każdy środek trwały powinien posiadać opracowaną tabelę amortyzacji. Jest ona przygotowywana przez program automatycznie na podstawie wprowadzonych danych środka trwałego. Należy szczególnie upewnić się, czy dane w tej tabeli są zgodne za naszymi oczekiwaniami i bieżącymi przepisami podatkowymi. Nie zaksięgowane jeszcze raty można skorygować ręcznie.

Należy pamiętać o wydrukowaniu harmonogramu amortyzacji każdego środka trwałego bezpośrednio po jego wprowadzeniu do modułu.

Po zassaniu rat i zaksięgowaniu ich w module Książka należy wydrukować bieżący rejestr środków trwałych, uwzględniający dotychczas wprowadzone raty umorzenia środka trwałego.

Raty amortyzacji poszczególnych środków trwałych zasysane są przez program do modułu KSIĄŻKA.

Wyposażenie

Poszczególne pozycje wyposażenia można wprowadzić albo ręcznie, albo automatycznie, korzystając z odpowiedniej opcji w module ZAKUPY.

Podatki

Moduł PODATKI prezentuje podsumowanie wyliczonych należności podatkowych dla wybranego miesiąca, pozwala także wydrukować podstawowe zestawienia i deklaracje. Zalecamy jednak korzystanie z tego modułu informacyjnie, a podstawę księgowania należy wykonywać odpowiednio w modułach KSIĄŻKA lub RYCZAŁT oraz VAT.

Przygotowywanie księgowania

W przypadku dokonywania księgowań w okresach kwartalnych należy odpowiednio zastosować niniejszą instrukcję.

W programach PAKIETU JZK procedurę księgowania można wykonywać dowolną ilość razy – za każdym kolejnym program dołoży tylko te dane, które wcześniej nie zostały wprowadzone.

Księgowanie miesięczne należy wykonać w następujący sposób:

1. Wprowadzić wszystkie dokumenty zakupu (koszty) w rejestrze ZAKUPY i upewnić się, że każdy z nich jest prawidłowo opisany. Dla każdej faktury zakupowej należy sprawdzić ustawioną formułę księgowania (nietypowy opis zdarzenia podatkowego, niestandardowe daty księgowania, rozliczenie VAT). Dla każdej pozycji faktury należy upewnić się, że wybrano właściwą kolumnę księgowania.

2. Upewnić się, że w module SPRZEDAŻ za dany miesiąc widoczne są wszystkie dokumenty sprzedaży (faktury VAT).

3. Sprawdzić, czy w module ZALICZKI widoczne są wszystkie faktury zaliczkowe. Faktury zaliczkowe zasysane są tylko w module VAT, do modułu KSIĄŻKA trafia faktura zamykająca zaliczki.

4. Wprowadzić odpowiednią składkę ZUS w module ZUS. Automatyczne wprowadzanie standardowych stawek ZUS wymaga regularnego aktualizowania programu.

5. Upewnić się, że wszystkie wypłaty z tytułu umów zlecenia i o dzieło są wprowadzone jako zapłacone rachunki w module UMOWY. Moduł KSIĄŻKA zassie tylko rachunki opłacone w danym miesiącu.

6. Upewnić się, że wynagrodzenia z tytułu umów o pracę, wypłacone w danym miesiącu, widoczne są w module WYNAGRODZENIA. Moduł KSIĄŻKA zassie tylko wynagrodzenia z danego miesiąca.

7. Sprawdzić i ewentualnie wprowadzić koszty i przebiegi miesięczne w module KILOMETRÓWKA. Moduł KSIĄŻKA pobierze i zaksięguje tylko te koszty, które mają pokrycie w przejechanych kilometrach.

Po upewnieniu się, że mamy wprowadzone wszystkie potrzebne dane, należy użyć przycisku ZASSIJ w modułach VAT, KSIĄŻKA oraz RYCZAŁT, zależnie od płaconych podatków.

Należy bardzo dokładnie sprawdzić, czy w odpowiednim rejestrze podatkowym znalazły się wszystkie potrzebne wpisy. Pełną odpowiedzialność za kompletność i poprawność księgowania ponosi użytkownik programu.

Niektóre przychody lub koszty należy wprowadzić ręcznie bezpośrednio do modułu KSIĄŻKA. Dotyczy to w szczególności drobnych kosztów nie dokumentowanych fakturą, przychodów z tytułu odsetek od wkładów na rachunkach bankowych itp.

Jeśli któryś z wpisów automatycznych nie odpowiada stanowi faktycznemu, koniecznie sprawdź dokumenty źródłowe. Wpisów automatycznych nie należy poprawiać ręcznie, ponieważ przy kolejnym zasysaniu ponownie może zostać przywrócony błędny stan.

Jeśli jakaś pozycja faktury nie powinna być księgowana, pozostaw ją w module KSIĄŻKA, używając funkcji Anuluj. Wtedy taki wpis będzie widoczny na wydruku jako przekreślony i nie będzie podlegał księgowaniu.

Po zakończeniu edycji wpisów należy zawsze zamknąć bieżący miesiąc, aby zapobiec przypadkowej zmianie wprowadzonych danych.

Na koniec należy wydrukować wszystkie dostępne rejestry:

- w module VAT należy wydrukować osobno rejestr sprzedaży, rejestr zakupów, a także rejestry zakupów środków trwałych, jeśli takie zakupy były wykonywane. Należy następnie wydrukować podsumowanie miesiąca, deklarację VAT-7 oraz druk przelewu do zapłaty podatku,

- w module KSIĄŻKA należy wydrukować podatkową książkę przychodów i rozchodów za dany miesiąc, podsumowanie miesiąca oraz dowód wpłaty podatku. Z wyjątkiem deklaracji rocznej PIT-36, drukowanej w grudniu, nie drukuje się innych deklaracji podatkowych,

- w module RYCZAŁT należy wydrukować rejestr ryczałtu za dany miesiąc, podsumowanie miesiąca oraz dowód wpłaty podatku. Za miesiąc grudzień należy wydrukować deklarację PIT-28 oraz ewentualny załącznik PIT-28A.

Po wydrukowaniu rejestrów i dokonaniu opłaty podatku koniecznie należy wykonać pełną kopię folderu JZK na płycie CD-R. Na płycie musi się znaleźć nie tylko folder z danymi bieżącej tożsamości, ale i kopia bieżącej wersji programu. W przypadku instalacji standardowej wystarczy zapisanie całego folderu C:\JZK wraz z podkatalogami.

Płytę należy przechowywać w bezpiecznym miejscu do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego, podobnie jak pozostałe dokumenty księgowe. Jest to niezbędne w razie kontroli skarbowej.