JZK - Info Fakturowanie

Lista referencyjna:

Zaufali nam między innymi:
- PHU BARTCZAK (Piaseczno),
- Indywidualna Specjalistyczna Praktyka Lekarska Lek.Med. Władysław M.Domieniecki (Malbork),
- Powiat Zduńsko Wolski (Zduńska Wola),
- FHU ANZA BIUROSERWIS Andrzej Zawistowski (Komorów),
- Transrol Zbigniew Konarowski (Leszno),
- Jadwiga Rembiejewska Zenon Rembiejewski S.C. Przedsiębiorstwo Pogrzebowe HARON (Sochaczew),
- Aeroklub Wroclawski (Wroclaw),
oraz 4213 innych firm i instytucji takich, jak Twoja.

Faktury

Moduł FAKTURY uruchamiany jest standardowo skrótem CTRL+F. Ten skrót możesz zmienić, podobnie jak możesz użyć innych możliwości dostępu do tego modułu.

Menu modułu podzielone jest na kilka działów:

Dział FAKTURY zawiera skróty do dokumentów, które możesz tworzyć w tym dziale. Oprócz standardowego okna NOWA FAKTURA (Ctrl+N) dostępne jest szereg innych opcji tworzenia dokumentów sprzedaży.

Dział EDYCJA zawiera polecenia dotyczące odnoszące się do dokumentu aktualnie podświetlonego w tabelce. Możesz edytować, korygować lub drukować aktualnie zaznaczoną fakturę. Pamiętaj, że faktura powinna być raczej korygowana niż usuwana z listy. Podobnie edytowanie raz wystawionej faktury dopuszczalne jest wyłącznie wtedy, gdy oryginał i kopia są nadal w Twoim posiadaniu. Jeśli klient otrzymał już fakturę, należy ją albo anulować po zwrocie oryginału, albo wystawić korektę.

Dział DRUKUJ zawiera opcje dotyczące drukowania duplikatu faktury oraz dokumentów towarzyszących – dowodu wpłaty KP, przelewu, koperty, gwarancji, wezwania do zapłaty itp.

Dział POTWIERDZENIA umożliwia wydrukowanie lub wysłanie mailem szeregu dodatkowych potwierdzeń, na przykład potwierdzenia wystawienia dokumentu lub otrzymania zapłaty. Większość tych potwierdzeń jest generowana automatycznie z chwilą zajścia określonego zdarzenia, menu to umożliwia jednak wysłanie takiego potwierdzenia ponownie.

Dział MODUŁY pozwala na przejście do specjalistycznych modułów, lepiej obsługujących określone funkcje. Dostępna jest pełna baza towarów i usług wraz z magazynem w module TOWARY, podatkowy rejestr marży w module MARŻA, rejestr sprzedaży w module SPRZEDAŻ, dodatkowe opcje rozliczania płatności w module ROZLICZENIA, opcje sprzedaży wewnątrzwspólnotowej w module UE oraz rozliczanie zaliczek do faktur w module ZALICZKI. Dostęp do tych modułów jest możliwy oczywiście także ze standardowego menu MODUŁY w głównej części programu.

Faktura VAT

Okno NOWA FAKTURA to chyba najczęściej używane okienko w programie. Zostało specjalnie zoptymalizowane pod kątem szybkiej pracy klawiaturowej. Sprawdź w podręcznym menu (prawy klawisz myszy), jak wiele skrótów klawiszowych przewidziano w tym oknie.

Okno NOWA FAKTURA zbudowane jest z kilku gotowych paneli, używanych również w wielu innych miejscach programu. Zależnie od wybranego rodzaju dokumentu okno będzie zawierać PANEL KONTRAHENTA, PANEL NUMERU, PANEL TOWARÓW, PANEL DAT i PANEL PŁATNOŚCI. Każdy z tych paneli jest obiektem-kameleonem, zmieniającym swój wygląd i sposób pracy w zależności od potrzeb. Na przykład PANEL TOWARÓW może dać możliwość wyboru towarów z kilku magazynów, o ile pozwala na to licencja i rodzaj aplikacji.

W środkowej części okienka znajduje się panel dokumentu, zawierający wszystkie wprowadzone pozycje w formie tabelki, wraz z odpowiednim podsumowaniem. Zawartość tabeli zależy od rodzaju dokumentu, na przykład może zawierać kolumny na stawkę VAT lub cenę zakupu. Szerokość kolumn dopasowywana jest automatycznie do zawartości. Nie trzeba ręcznie rozciągać kolumn, wystarczy zacząć pisać. To bardzo wygodne.

Zwróć uwagę, że tabelka pozwala na wprowadzanie danych ręcznie, działają tam także standardowe skróty klawiszowe, na przykład klawisz INSERT dodaje kolejne wiersze, klawisz F2 pozwala włączyć tryb edycji, a w trybie edycji można kopiować i wklejać tekst za pomocą skrótów CTRL+C i CTRL+V. Jeśli często wystawiasz podobne dokumenty, rozważ raczej użycie modułu ABONAMENT.

Moja faktura

Kreator MOJA FAKTURA jest dobry na początek, jeśli przytłacza Cię ilość opcji dostępnych w oknie NOWA FAKTURA – lub wtedy, gdy prowadzisz prostą sprzedaż i nie potrzebujesz żadnych opcji dodatkowych.

Kolejne strony kreatora pozwalają wprowadzić dane wystawcy faktury, nabywcy, podstawowe dane towaru i skróconą informację o płatności. Okienko to ma jednak szereg ograniczeń, w szczególności nie obsługuje stanów magazynowych, nie umożliwia sprzedaży z magazynów dodatkowych i nie pozwala na automatyczne rozliczenie płatności.

Faktura korygująca

Wystawienie faktury korygującej możliwe jest wtedy, gdy chcesz zmienić dane dotyczące towaru lub usługi, w szczególności jego cenę lub stawkę VAT.

Do każdej faktury VAT może być wystawiona tylko jedna FAKTURA KORYGUJĄCA. Każda kolejna korekta anuluje poprzednią, zatem nie jest możliwe wystawienie faktury korygującej do korekty.

Wystawienie faktury korygującej może powodować skorygowanie stanów magazynowych. Mogą jednak wystąpić sytuacje, zwłaszcza w przypadku wystawieniu kilku korekt do jednej faktury, że stany magazynowe przestaną być zgodne. Dlatego lepiej nie korzystać z opcji rozliczenia stanów magazynowych do korekty, a ewentualny zwrot towaru przyjąć raczej z dokumentem PZ. Jest to domyślne zachowanie programu.

Jeśli zmiana w fakturze korygującej dotyczyłaby danych nabywcy lub informacji dodatkowych na fakturze, użyj raczej opcji NOTA KORYGUJĄCA. Poza tym notę korygującą powinien raczej wystawić odbiorca faktury i przesłać Tobie do akceptacji.

Faktura do WZtki

Wystawienie FAKTURY DO WZTKI jest możliwe dla jednego lub kilku dokumentów magazynowych, na przykład w celu rozliczenia dostawy za ostatnie kilka dni.

Wydaje się jednak, że dokumenty takie powinny być wystawiane równocześnie, co program może zrobić automatycznie. Zgodnie z przepisami podatkowymi, fakturę VAT należy wystawić nie później niż siódmego dnia od otrzymania wpłaty, wydania towaru lub zrealizowania usługi – stąd wystawianie zbiorczej FAKTURY DO WZTKI ma sens nie rzadziej, niż raz w tygodniu.

Aby wystawić FAKTURĘ DO WZTKI, należy wybrać dokument magazynowy, ewentualnie zaznaczając inne nie fakturowane dotąd WZtki, wystawione dla tego samego kontrahenta. Gotowa faktura stanowić będzie sumę zaznaczonych dokumentów WZ.

Warto użyć funkcji kompaktowania faktury – jeśli na kilku kolejnych dokumentach WZ występuje ten sam towar z tymi samymi danymi, pojawi się na fakturze jako jedna pozycja. Zalecamy jednak wystawianie faktury dla każdej dostawy osobno, co pozwoli zachować przejrzystość księgowania.

Faktura wewnętrzna

Wystawienie FAKTURY WEWNĘTRZNEJ służy z reguły naliczeniu VAT, na przykład podczas zużycia towarów dla potrzeb wewnętrznych. Z uwagi na ten fakt, faktura wewnętrzna zawsze wystawiana jest od ceny netto. Pozostałe funkcje okienka nie różnią się od zwykłej faktury VAT.

Faktura pro-forma

Dokument FAKTURA PRO-FORMA jest swego rodzaju zaszłością, obecny w programie wyłącznie z powodu życzenia użytkowników. Taki dokument ma służyć potwierdzeniu zamówienia i wskazaniu kwoty, jaką klient powinien uiścić w celu jego realizacji. Lepiej jednak stosować zwyczajne potwierdzenie zamówienia, dostępne w module ZAMÓWIENIA.

Dokument PRO-FORMA jest drukowany zawsze bez podanej kwoty VAT, ponieważ zgodnie z niektórymi interpretacjami w razie podania kwoty VAT należałoby ją potraktować jako podatek należny, który należy uiścić na rzecz urzędu skarbowego. A przecież dokument PRO-FORMA wystawiany jest wtedy, gdy nie ma żadnej pewności, że klient rzeczywiście chce realizacji zamówienia i jest gotowy uiścić należność.

Zalecamy stosowanie albo potwierdzeń zamówienia i następnie FAKTURY VAT ZALICZKA, albo wystawianie zwykłej FAKTURY VAT z podanym terminem płatności.

Zasady wystawiania faktur

Ogólne zasady wystawiania faktur są szczegółowo opisane w rozporządzeniu Ministra Finansów, regularnie aktualizowanym i dopasowywanym do zmieniających się regulacji w zakresie podatku od towarów i usług. Niezależnie od wymogów ustawowych, przyjęło się również kilka zasad, których warto przestrzegać.

W tym dziale opisujemy sposoby wystawiania typowych faktur, dotyczące typowej sprzedaży w typowej firmie. Jest jednak nieco szczególnych przypadków regulowanych odrębnie – zatem niniejszego rozdziału nie wolno traktować jako wyłącznego źródła informacji.

W razie jakichkolwiek pytań lub wątpliwości należy skontaktować się z doradcą podatkowym, urzędem skarbowym lub ogólnopolską informacją podatkową prowadzoną przez Ministerstwo Finansów.

Rozporządzenie mówi o elementach faktury, które bezwzględnie muszą się na niej znaleźć. Oprócz tego jednak można umieścić na niej dowolne inne informacje, o ile tylko nie kolidują z przepisami ustawy i rozporządzenia.

Daty na fakturze

Jeśli chodzi o DATY, faktura musi zawierać zawsze DATĘ WYSTAWIENIA. Data ta nie powinna być późniejsza, niż 7 dni od wykonania usługi lub dostarczenia towaru.

Faktura powinna zawierać również DATĘ SPRZEDAŻY. W przypadku sprzedaży niektórych usług o charakterze ciągłym (np. mediów) może to być wskazanie okresu, na przykład miesiąca sprzedaży. Z reguły jednak powinien być to konkretna data sprzedaży. Najlepiej trzymać się zasady jednolitości dat wystawienia i sprzedaży.

Nie licząc kilku wyjątków (np. faktur wystawianych przez tzw. małego podatnika rozliczającego się metodą kasową), faktura nie musi zawierać innych dat, w szczególności TERMINU PŁATNOŚCI lub DATY ZAPŁATY. W niektórych wypadkach lepiej jest zamiast drukowania na fakturze treści ZAPŁACONO GOTÓWKĄ, dołączyć raczej dowód zapłaty (np. KP).

Dodatkowe informacje na fakturze

FORMA oraz TERMIN DOSTAWY również jest zbędny w większości przypadków. Można jednak opcjonalnie umieścić nie tylko te dane, ale także pokwitowanie odbiorcy towaru.

Warto mieć świadomość, że można nieumyślnie narazić się na odpowiedzialność karno-skarbową, na przykład jeśli data dostawy byłaby wcześniejsza niż 7 dni przed datą wystawienia faktury.

Podobnie podanie na fakturze informacji o wcześniejszej wpłacie zaliczki (bez wystawienia faktury zaliczkowej) może być potraktowane jak przestępstwo karno-skarbowe z art. 62 ustawy kodeks karny skarbowy.

Warto trzymać się zasady tzw. OSTROŻNOŚCI PODATKOWEJ i nie umieszczać na fakturach więcej informacji, niż jest to naprawdę konieczne.

Faktura jest niezłym miejscem na odrobinę reklamy. Warto umieścić kilka tekstów, które poinformują naszych klientów o szerokiej gamie naszych usług, zapewnią o ich najwyższej jakości i podziękują za dotychczasowe zaangażowanie klienta. Wszystkie te informacje można wprowadzić na stałe w opcjach programu i wtedy pojawią się pod każdą drukowaną fakturą.

Jest także możliwość dopisania dowolnego tekstu nad i pod tabelką każdej faktury. Możesz albo wprowadzić te dane w momencie przygotowywania faktury, albo nieco później, edytując tę fakturę. Pamiętaj jednak, aby wykonać edycję przed wydrukowaniem faktury i wręczeniem oryginału klientowi.

Jeśli faktura jest przygotowywana automatycznie, np. z modułu SERWIS lub ABONAMENT, program sam umieści dodatkowe informacje przed lub po danych faktury. Edycja faktury daje zatem możliwość jednorazowego skorygowania tych informacji. Z reguły lepiej jest zmienić dane źródłowe, na podstawie których powstał dany tekst. Wiele z nich można także dopasować do potrzeb za pomocą ustawień programu.

Podpisywanie faktur

Jednym z efektów wejścia Polski 1 maja 2004 do Unii Europejskiej było wdrożenie VI Dyrektywy, dotyczącej podatku od towarów i usług. Z tym dniem umieszczanie imienia i nazwiska oraz podpisu wystawcy i odbiorcy dokumentu przestało być mieć podstawę prawną.

Oczywiście nadal można umieścić podpis na fakturze, podobnie jak można dorzucić reklamę lub zdjęcie produktu, ale nie jest to ani wymagane, ani zalecane. Jeśli naprawdę jest taka potrzeba, drukowanie nazwiska wystawcy lub odbiorcy dokumentu można włączyć w ustawieniach programu.

Warto jednak zastanowić się, czemu ten podpis ma służyć. Jeśli chodzi o pokwitowanie odbioru towaru, lepiej posłużyć się odpowiednim dokumentem magazynowym (np. WZ). Jeśli chodzi o pokwitowanie wpłaty, należy raczej wystawić dowód przyjęcia gotówki do kasy (KP).

Miejsce wystawienia faktury

Podobnie jak nie należy podpisywać faktur, tak samo nie należy umieszczać na fakturze miejsca wystawienia. Nie daje to nic i nie jest wymagane, powoduje natomiast wiele komplikacji formalno-prawnych, na przykład jeśli miejsce wystawienia faktury będzie inne niż urzędowo zgłoszone miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.

Zasady wyliczania kwoty faktury

Częstym problemem podczas wystawiania faktur jest 1-groszowa niezgodność kwoty oczekiwanej z wydrukowaną na fakturze. Wynika ona z faktu, że każdą fakturę można wystawić na 4 różne sposoby, a każdy z nich daje inny sposób wyliczania kwoty należnego podatku VAT.

Każda faktura może być wystawiona wg cen brutto lub wg cen netto, a dodatkowo każda faktura może wyliczać podatek VAT albo dopiero w podsumowaniu wg stawek, albo osobno dla każdej pozycji faktury.

Jeśli wystawiasz fakturę zawierającą tylko 1 pozycję w dużej kwocie, nie będzie między tymi metodami żadnej różnicy. Jeśli natomiast wystawiasz długą fakturę z niewielkimi pozycjami jednostkowymi, można oczekiwać różnic dochodzących do N groszy, gdzie N to ilość pozycji faktury.

Różnice te wynikają z wymaganych ustawą zaokrągleń do pełnych groszy. Na przykład aby uzyskać kwotę faktury 49,99 ZŁ brutto, trzeba ją wystawić w kwotach brutto. Nie da się uzyskać dokładnie takiej kwoty wg cen netto, ponieważ 40,97 ZŁ + 22% VAT = 49,98 ZŁ, zaś 40,98 ZŁ + 22% VAT = 50,00 ZŁ.

Faktury wg cen brutto

Wybierz ten rodzaj faktury, jeśli ważna jest końcowa kwota do zapłaty – w szczególności, jeśli wystawiasz fakturę po wpłacie klienta. FAKTURY ZALICZKOWE zawsze muszą być wystawione w kwocie brutto, podobnie faktury wystawiane w powiązaniu z paragonem fiskalnym. Faktury wg cen brutto wystawia się najczęściej także osobom fizycznym nie prowadzącym działalności gospodarczej.

W fakturze wystawianej wg cen brutto kwota podatku VAT wyliczana jest metodą OD STA, opisaną szczegółowo w rozporządzeniu Ministra Finansów. W przypadku standardowej stawki 22% można w uproszczeniu przyjąć, że podatek VAT stanowi 18,03% kwoty brutto (dokładnie 22/122 kwoty brutto), zaś wartość netto obliczana jest wtórnie jako różnica kwoty brutto i podatku VAT.

Wystawiając fakturę wg cen brutto mamy gwarancję wartości brutto faktury, natomiast kwoty netto mogą się nieco różnić od oczekiwanych. Na przykład jeśli faktura ma być na 49,99 ZŁ brutto, podatek VAT obliczymy jako 49,99 ZŁ * 22 / 122 = 9,01 ZŁ, a więc kwota netto wyniesie 49,99 ZŁ – 9,01 ZŁ = 40,98 ZŁ.

Takie faktury nie moglibyśmy wystawić wg cen netto, ponieważ 40,98 * 1,22 = 49,9956, co musimy zaokrąglić do 50.

Faktury wg cen netto

Faktury wg cen netto wystawia się rutynowo płatnikom podatku VAT, czyli z reguły przedsiębiorcom prowadzącym działalność gospodarczą. Kwotę podatku VAT oblicza się wtedy w oczywisty sposób, na przykład mnożąc podstawę opodatkowania przez 22/100.

Obliczanie podatku VAT

Jako podstawę podatku VAT można przyjąć albo sumę wartości sprzedaży w danej stawce VAT, albo liczyć podatek VAT dla każdej pozycji z osobna. Przy fakturze zawierającej tylko 1 pozycję lub wystawianej w dużych kwotach różnica polega tylko na ilości kolumn w tabeli faktury, kwoty będą te same.

Podczas sprzedaży detalicznej wg cen brutto logiczne jest obliczanie podatku VAT dla każdej pozycji z osobna, natomiast przy sprzedaży dla płatników VAT prościej jest ograniczyć wyliczenie podatku VAT do samego podsumowania faktury.

Jeśli podatek VAT liczony jest dla każdej pozycji osobno, musi on być podany w każdym wierszu faktury, a ogólna kwota podatku VAT powstaje jako suma kwot podatku dla poszczególnych pozycji.

Na przykład dla dwóch pozycji faktury po 40,98 zł netto podatek VAT wyliczymy jako 40,98 ZŁ* 22/100 = 9,0156, co musimy zaokrąglić do 9,02 ZŁ. Zatem podatek VAT wyniesie 9,02 + 9,02 = 18,04 ZŁ.

Gdyby ta sama faktura była przeliczana dopiero w podsumowaniu, najpierw podsumowalibyśmy sumy netto: 40,98 ZŁ + 40,98 ZŁ = 81,96 ZŁ, a następnie obliczylibyśmy kwotę VAT: 81,96 * 22/100 = 18,03 ZŁ. Jak zatem widać, faktura będzie mieć o 1 GROSZ mniejszą wartość niż w poprzednim przypadku.

Ponieważ sposób zaokrąglania matematycznego jest prawie symetryczny, ogólna kwota VAT nawet w przypadku dużej firmy prowadzącej masową sprzedaż w drobnych kwotach nie będzie się istotnie różnić. Warto pamiętać też, że dla celów rozliczeń podatkowych zarówno podstawę opodatkowania, jak i kwotę podatku zaokrągla się do pełnych złotych.

Nietypowe stawki VAT

W odróżnieniu od słabszych programów innych firm, aplikacje PAKIETU JZK obsługują dowolne stawki podatkowe, nawet te, które nie istnieją jeszcze w momencie pisania tego tekstu. Po prostu należy wpisać stawkę VAT w procentach – 0, 22, 7 itp.

Oprócz stawek liczbowych program obsługuje także sprzedaż specjalną, nie podlegającą pod VAT lub zwolnioną z opodatkowania. Wystarczy wpisać –1 jako symbol stawki, aby uzyskać adnotację ZW (zwolniony), albo –2, aby uzyskać adnotację NP (nie podlega). Wszystkie inne stawki ujemne zostaną po prostu zignorowane podczas obliczeń.

Fakturowanie usług

O ile w przypadku towarów należy wskazać ich ilość i cenę jednostkową, o tyle w przypadku usług wystarczy podać wartość usługi. Można to uzyskać w programie podając ilość jako 1 oraz – (minus) jako jednostkę miary.

Jeśli na fakturze wystąpią tylko pozycje z usługą, kolumny ILOŚĆ oraz JM w ogóle nie zostaną wydrukowane.

W przypadku usług bardzo ważne bywa szczegółowe opisanie usługi. Można to uzyskać na dwa sposoby: albo wykorzystując pole OPIS przy konkretnej pozycji faktury, albo używając pól opisowych u góry lub u dołu faktury. Wybór należy do użytkownika. Jeśli na fakturze jest kilka usług, lepiej użyć pola opis – wtedy opis każdej z usług znajdzie się pod jej nazwą.

Jak zawsze warto ograniczyć się do informacji, które są naprawdę konieczne. Każda informacja na fakturze podlegać może kontroli skarbowej, na przykład dotyczącej prawidłowości zastosowania obniżonej stawki podatkowej. Ewentualne dodatkowe informacje można zawrzeć w dodatkowym dokumencie.